Il viaggio verso zero

A un certo punto tra il primo giorno lavorativo del nuovo anno e ora, sicuramente hai eseguito la tua revisione annuale delle prestazioni. In tutte le sue varie forme e formati, è la fase di Verifica nel Circolo Virtuoso di Pianificare, Fare, Controllare, Correggere, così come eseguito da voi per l'anno appena concluso.

Quanto a quelle forme e formati, per esperienza diretta, posso dirvi che sono molti e vari.

Ai tempi in cui il Management By Objectives era in voga – gli anni '70 – la pratica manageriale all'inizio di ogni nuovo anno prevedeva la presentazione di un rapporto formale sulle nostre misure di performance. MOP, li chiamavamo: obiettivi e impegni annuali scritti su carta, completati da una relazione di fine anno con i numeri e un resoconto delle prestazioni. Fu allora che MBO fu promesso come il sistema di gestione che avrebbe portato la nostra azienda sulla strada della grandezza.

In caso contrario, l'individualismo ha lasciato il posto al collettivismo: gli affari sono un gioco di squadra, non è vero? Così l'annuale presentazione sullo stato dell'attività: l'attività è qualsiasi cosa, dal dipartimento alla sede, dalla divisione all'intera azienda. Ogni anno, i responsabili di noi hanno creato una presentazione formale da condividere con i nostri stakeholder: diagrammi e grafici visualizzati sul grande schermo affinché tutti possano vederli.

C'erano momenti in cui i rapporti di progetto erano la cosa giusta: avanzamento annuale sui flussi di lavoro di reingegnerizzazione del processo di lavoro, documentazione dei risparmi, attuali e previsti; avanzamento del progetto capitale rispetto al budget, alla pianificazione e agli obiettivi del progetto del proprietario.

Poi c'era la pratica dell'organizzazione nota come Individual Performance Appraisal. Questi sono stati eseguiti fedelmente da ogni supervisore e manager, almeno fino a quando non sono stati più considerati un valore aggiunto. Quindi, si potrebbero trovare delle lacune nei file dei dipendenti.

In quei tempi in cui non c'era nulla che ostacolasse un processo formale, c'era ancora il momento della riflessione. Il mio di solito arrivava davanti a una tazza di caffè, guardando fuori dalla finestra quando ne bevevo uno, chiedendomi: "Che tipo di anno è stato?" e "Cosa dice questo del nuovo anno?" Onestamente, alcune delle migliori riflessioni che abbia mai fatto sono arrivate in momenti come quelli.

Dialogo onesto, tra le orecchie.

Leggendo questa storia personale, potresti pensare: "La mia esperienza non è niente del genere". Potresti pensare: "È fin troppo familiare". Onestamente, non importa fino al punto della storia; il mio primo obiettivo per la prima edizione del nuovo anno è stato raggiunto.

Ora sei completamente impegnato, pensando a come rivedere le prestazioni della tua operazione.

Valutazione delle prestazioni di sicurezza

Mi piacerebbe pensare che ogni leader del pianeta sappia che mandare tutti a casa, vivi e vegeti, è la misura più importante delle loro prestazioni. Fare ciò in cui deve iniziare qualsiasi revisione delle prestazioni. Allora, com'è andata la sicurezza l'anno scorso?

Rispondere a questa domanda sembra abbastanza semplice e potrebbe essere facile per te rispondere. Ad esempio, "L'anno scorso, nessuno del mio equipaggio si è fatto male". 

Se sei un supervisore di prima linea che gestisce una squadra di venti buoni seguaci e nessuno si è fatto male, nemmeno un graffio, l'anno scorso, le tue prestazioni di sicurezza sono le migliori che si possano ottenere. Sei un buon leader, darai credito ai tuoi seguaci. Va bene per te dirlo, ma ti do il merito di essere la differenza che ha fatto la differenza, perché lo eri.

Ma hai letto la stampa fine - "nemmeno un graffio" - e in tutta onestà hai notato: "Per la cronaca, stavo parlando di infortuni che richiedono più del primo soccorso. Quanto a tagli e contusioni, ce ne sono stati alcuni, fortunatamente tutti minori”.

Abbastanza giusto. È così che di solito viene tenuto il punteggio. Ma devo sottolineare che, tecnicamente, non eri esente da infortuni. Eri "privo di lesioni gravi". Ancora un'impresa non da poco, intendiamoci, ma non zero nel vero senso della parola. 

Ciò solleva una domanda: "Qual è veramente il tuo obiettivo di sicurezza?" Potrebbero esserci state alcune "chiamate ravvicinate" in cui non è successo niente a nessuno dei tuoi follower, ma avrebbe potuto facilmente. Lascio a te decidere in che modo gli infortuni minori e gli incidenti sfiorati incidono sulla tua autovalutazione. Dovrebbero.

D'altra parte, leggendo questo potresti essere in cima alla catena di comando manageriale: manager, dirigente senior, dirigente. In tal caso, la valutazione delle prestazioni di sicurezza è un'impresa molto più complessa. A differenza del leader in prima linea, che è in base al nome con ogni singolo follower, la tua recensione comprende centinaia, forse migliaia di follower. Dovrai guardare i numeri e vedere cosa ti dicono.

Potresti contare gli infortuni in base al loro numero - "L'anno scorso abbiamo avuto quattro infortuni registrabili" - o calcolare il tasso di frequenza - "Il nostro RIFR era 0,50". Se la tua valutazione delle prestazioni va così, è probabile che sia seguita da "... rispetto ai nostri obiettivi di 8 infortuni e un tasso di 1,0".

Ci sono posti in cui posso portarti dove quell'esibizione sarebbe motivo di celebrazione, e altri dove quei numeri potrebbero essere motivo di preoccupazione. In questo senso, le prestazioni di sicurezza sono una cosa relativa. 

Statisticamente parlando, nel 21^st secolo dell'industria, gli infortuni più gravi si verificano raramente. Sono sicuro che conosci un tasso di frequenza degli infortuni registrabili o segnalabili di 2,0 - che è migliore della media - in un inglese semplice si traduce approssimativamente "due infortuni ogni cento persone in un anno solare". Detto diversamente, 98% di tutti i follower lavorano in sicurezza per un anno intero. 2% si infortuna in un giorno dell'anno. 

Sono molti zeri sul tabellone della sicurezza. Queste statistiche suggeriscono che un equipaggio di venti persone, guidato da qualsiasi leader in prima linea, svolge un lavoro migliore della media nella gestione delle prestazioni di sicurezza, dovrebbero essere senza infortuni in un dato anno. In pratica, la misurazione statistica delle prestazioni di sicurezza diventa utile - statisticamente significativa - solo quando i follower sono centinaia o migliaia. 

Se sei un supervisore in prima linea, non c'è niente di sbagliato nel rispondere "Zero" alla tua domanda sugli infortuni, ma la tua valutazione delle prestazioni di fine anno deve contenere molte più informazioni per dirti che tipo di anno è stato veramente . 

Analisi comparativa delle prestazioni di sicurezza

Non appena un manager calcola il tasso di infortunio, si verificherà un confronto. Per quanto riguarda esattamente quale sarà la base del confronto, ci sono scelte. "Rispetto al gol". "Rispetto all'anno precedente." "Rispetto alla tendenza."

E, sì, "rispetto alla concorrenza".

Per natura, noi umani siamo una specie competitiva: senza dubbio avrai sentito parlare di "sopravvivenza del più adatto". Alcuni sono più competitivi della maggior parte. Se sei uno, vuoi fare meglio dell'anno scorso, meglio dell'anno prima, meglio dei tuoi coetanei. Anche se non lo fai tu, lo fa il tuo capo.  

Se sei il migliore dove lavori nella gestione della sicurezza, sarai l'invidia dei tuoi colleghi. Ma, anche allora, se guardi a un'arena più grande – la tua azienda, il tuo settore, il resto del mondo, troverai sempre qualcuno ancora più bravo di te in questo. Cerca in lungo, in lungo e in largo, c'è qualcuno che è destinato a essere senza dubbio il migliore.

Ovvero, classe mondiale.

Se stai pensando: "Sembra un benchmarking" non ti sbaglieresti. Ma prima di intraprendere una campagna di benchmarking per cercare il meglio del mondo, c'è qualcosa di importante che devi capire su quel processo: la differenza tra un benchmark e il benchmarking.

Un file pieno di benchmark

I confronti iniziano con i benchmark; sono solo numeri. Trent'anni nell'industria chimica e un paio di decenni come consulente di gestione con un interesse per la sicurezza, come ci si aspetterebbe, possiedo un file pieno di parametri di riferimento sulla sicurezza: minatori di carbone nordamericani, produttori di lastre di acciaio, società indipendenti di E&P, raffinerie di petrolio, Chemical Manufacturers, Houston Construction and Maintenance Contractors, solo per citarne alcuni.

Combina tutti i numeri, tre osservazioni saltano fuori dalla pagina.

• Il confronto delle prestazioni è facile e inevitabile.
• Nel corso dei decenni i tassi di infortunio sono notevolmente migliorati.
• Visualizzato collettivamente la gamma di prestazioni, dal peggiore al primo, è drammatica.

Le prime due sono una buona cosa, ma il fatto che ci siano così tante operazioni molto indietro nel branco non lo è. Penseresti che nel tempo il differenziale di prestazioni si ridurrebbe. Non lo vedo. Una possibile spiegazione potrebbe essere trovata nel benchmarking processi. 

Come mi è stato insegnato trent'anni fa, da quelli di Zerox che hanno inventato il processo, il primo passo nel processo di benchmarking è raccogliere e confrontare i numeri. Questo è fatto bene. Il secondo passo è comprendere i processi che producono quei numeri di riferimento, buoni e cattivi.

Il secondo passo, la comprensione, è l'essenza del benchmarking. Nella mia esperienza, non è stato fatto bene. Prima di guardare quelli migliori di te, devi capire il tuo processo.

In realtà, dovrebbe leggere "processi". 

Raggiungere Zero

Con il passare delle prestazioni, un anno senza infortuni viene regolarmente raggiunto da un gran numero di leader in prima linea e, occasionalmente, da grandi operazioni industriali come una miniera o un sito di produzione. Ma in tutti gli anni di raccolta di parametri di riferimento sulla sicurezza, non ho mai trovato una grande azienda senza infortuni per un anno. Finora. Alla fine dell'anno scorso, mi è stato fornito uno studio di benchmark che mostrava due società che hanno fatto esattamente questo. Né era un vestito piccolo.

Un nuovo punto di riferimento e la prova che lo zero è raggiungibile, almeno per un anno. 

Non posso fare a meno di pensare a quello che mi disse una volta un bravo leader, Mike Kellar: “Non mi fermerò finché non arriveremo allo zero. E poi non mi fermerò".

Paul Balmert
gennaio 2023