Il tuo lavoro

Che lavoro fai?

Se qualcuno te lo chiedesse, non avresti difficoltà a rispondere. "Sono il Supervisore di produzione per l'Area 7." "Sono un Supervisore di manutenzione elettrica e degli strumenti." "Sono il Responsabile del reparto di finitura." "Sono il Responsabile dello stabilimento."

Tu sai chi sei; le persone al lavoro sanno chi sei. È il modo in cui ti presenti a chi non lo sa. È il tuo titolo di lavoro.

Come svolgi il tuo lavoro?

Questa è una domanda completamente diversa; un tipo di domanda diverso. È il tipo di domanda che uno dei tuoi figli potrebbe farti a tavola, perché sono insaziabilmente curiosi e instancabili nell'immergersi in cose che non sanno. In ufficio, è diverso. Molto diverso.

È il tipo di domanda a cui dovrebbe essere facile rispondere; è il tuo lavoro: quando ti presenti al lavoro, inizi a fare il tuo lavoro. Ma esattamente come?

Seduti attorno al tavolo da pranzo, sei libero di essere onesto: "Leggo un sacco di e-mail, parlo al telefono e poi ci sono tutte quelle riunioni". I bambini ridacchiavano. "In realtà, ormai non vado nemmeno più alle riunioni: la maggior parte di esse sono sul mio computer". 

Di' questo per quella risposta: un bambino di quinta elementare lo capirebbe. Per decenni, questa è stata la prova del nove per una comunicazione efficace. I bambini di quinta elementare sono davvero intelligenti e, a differenza dei loro coetanei adulti, non si comporteranno come se capissero qualcosa che non capiscono. Sai che è meglio non spiegare ai tuoi figli cosa fai usando il linguaggio del management: "Mi assicuro che le persone siano correttamente allineate con il piano, sappiano di essere autorizzate e apprezzino i punti di contatto. È così che creiamo sinergie nel nostro spazio".

Ti fa chiedere perché mai qualcuno possa pensare di parlare in quel modo a qualcuno.

Quindi, a parte tutte quelle riunioni, email e telefonate, come svolgi il tuo lavoro?

Un giorno nella vita

All'epoca in cui la riprogettazione dei processi era di moda, seguire qualcuno in giro era una tecnica comune per il miglioramento del processo di lavoro. Ad esempio, se volevi sapere perché ci voleva così tanto tempo per sostituire una guarnizione che perdeva su una linea, dovevi seguire il tubista assegnato a svolgere quel compito per un giorno, creando un registro delle ore. "Partecipare alla riunione sulla sicurezza." "Cercare i pezzi." "Aspettare un passaggio per la zona." "Aspettare il permesso." "Rispondere alle domande al telefono sul perché il lavoro sta richiedendo così tanto tempo." "Rilascio del permesso." Alla fine, c'era una voce che diceva "Sostituzione della guarnizione."

Era un processo noto come "Un giorno nella vita di..." 

Il trucco per usare questo approccio per migliorare effettivamente un processo era quello di individuare il lavoro che valeva la pena migliorare e poi, una volta stesi tutti i panni sporchi, escogitare un miglioramento che avrebbe effettivamente migliorato le cose, senza causare problemi più grandi.

Conosco un posto in cui la soluzione a questo tipo di problema di produttività è stata quella di eliminare il requisito del permesso per le attività semplici. Geniale! Poi qualcuno è stato ucciso mentre eseguiva una di quelle attività di manutenzione apparentemente semplici, ricordando a tutti che alcune cose valgono l'attesa.

Ma qui si tratta di sicurezza e produzione; il nostro interesse qui è capire come le persone svolgono il loro lavoro, il vostro in particolare.

Rispondere al telefono, cercare pezzi di ricambio e sostituire una guarnizione sono esempi di attività. Le attività sono ciò che tiene le persone occupate; alcuni modi sono migliori di altri. "Realizzare il prodotto" produce valore per l'azienda, mentre "aspettare" non ne crea nessuno. Rovistare nel tentativo di "trovare un pezzo" potrebbe produrre qualche beneficio, ma è il tipo di cosa che può e deve essere fatta molto meglio.

Come supervisore o manager, le tue attività iniziano a rispondere alla domanda "come fai il tuo lavoro". Ma è ben lungi dall'essere una risposta completa, o più precisamente, utile. Considera l'attività comune di "partecipare a una riunione".

Tutti vanno alle riunioni. Sono una delle ragioni principali per cui siamo tutti così maledettamente impegnati. Supponiamo che sia la tua riunione: qual è lo scopo per cui tieni la riunione? Come conduci la riunione in modo da raggiungere con successo quello scopo? Invece di permetterti semplicemente di spuntare la casella "Riunione tenuta come da richiesta".

Potresti provare a rispondere a entrambe queste domande, cosa e come, prima di tenere il tuo prossimo Tool Box Safety Meeting. Se non riesci a rispondere in termini comprensibili per un bambino di quinta elementare, ti stai solo prendendo in giro.

Un giorno in Tuo Vita

Più di un quarto di secolo fa, ho intrapreso proprio un esercizio del genere "Un giorno nella vita", ma non per me e per il mio lavoro di consulente; piuttosto, per la posizione più comune nel mondo industriale, quella del leader in prima linea. 

In un'azienda manifatturiera globale, troverai un CEO e una manciata di Presidenti di Divisione, e mille leader in prima linea. Ecco cosa intendo per comune: frequente e universale. Inoltre, anche ciò che i leader in prima linea fanno per gestire le prestazioni di sicurezza è piuttosto universale.

Ho avuto il privilegio di lavorare per una serie di leader in prima linea, quando il titolo di lavoro era Foreman. Il mio lavoro era General Helper e ho fatto quattro estati di esperienza, a mezzanotte e di giorno; nei weekend e nei giorni festivi. A più di mezzo secolo di distanza, riesco ancora a snocciolare i loro nomi a partire dal mio primo supervisore, Andy Varab.

Da vicino e personalmente, ho osservato esattamente cosa facevano i supervisori. Be', tranne per la parte del lavoro che si svolgeva prima e dopo la fine del turno, che ho visto più avanti nella mia carriera, quando diverse centinaia di supervisori mi riferivano. Osservando, il processo tramite cui un supervisore guida e gestisce effettivamente le prestazioni di sicurezza è diventato ovvio. Sembra più o meno così: 

• Organizzare la riunione sulla sicurezza della cassetta degli attrezzi all'inizio della giornata
• Comunicare una nuova o rivista politica sulla sicurezza
• Ottieni un suggerimento sulla sicurezza
• Terminata la riunione, esci sul pavimento del negozio per visitare la zona
• Osservare le attrezzature e gli strumenti
• Osserva le persone che lavorano
• Rafforzare il comportamento sicuro 
• Correggere i comportamenti non sicuri
• Stabilire le aspettative per le prestazioni
• Rispondi alle domande
• Affrontare i problemi
• Somma il punteggio alla fine della giornata e attendi con ansia la partita di domani

Certo, ci sono un sacco di altre cose che i supervisori devono fare, dal leggere le e-mail del mattino per scoprire che c'è una nuova procedura di sicurezza da comunicare all'equipaggio, eseguire audit e valutazioni, per non parlare dei moduli da compilare e delle informazioni da inserire nel computer. Quando il modulo è un permesso di lavoro, la corretta esecuzione può letteralmente salvare una vita.

In breve, queste sono le attività che si sommano per rispondere alla domanda "Come faccio il mio lavoro?" Spiegatelo in questo modo ai vostri figli durante la cena e sicuramente capiranno: "Quindi, al lavoro devi far pulire la stanza e fare i compiti alle persone?"

Più o meno.

Per quanto riguarda la formazione

Applicare la tecnica "Un giorno nella vita di..." al ruolo del supervisore è istruttivo: le attività principali della leadership e del management, il come, diventano ovvie e, per certi aspetti, piuttosto semplici. Ma nel farlo, emerge una seconda domanda: come si impara a svolgere correttamente tali attività? Il lavoro di un leader abbraccia un ampio spettro, dalla gestione di riunioni efficaci, alla gestione del cambiamento, all'osservazione e all'analisi di persone e cose, al coaching e alla motivazione dei follower, fino al monitoraggio delle prestazioni in materia di sicurezza. 

Non manderesti un tubista a cambiare una guarnizione senza essere sicuro della sua competenza, vero? Perché il tuo lavoro dovrebbe essere trattato in modo diverso?

No, non dovrebbe. Ma per la maggior parte dei posti in cui sono stato negli ultimi cinquant'anni, la risposta onesta a questa domanda è stata: "Le attività di gestione e leadership sono trattate in modo diverso. Non devi essere formato o determinato per essere qualificato a svolgerle". 

Se il giorno in cui sei stato promosso a supervisore eri completamente formato, qualificato e ti sentivi competente per guidare e gestire le prestazioni in materia di sicurezza, considerati fortunato.

Per quanto riguarda il motivo per cui la pratica comune è stata quella di fare affidamento sulla speranza come processo di sviluppo, posso offrire diverse ipotesi: 

• Le capacità di leadership non sono poi così importanti.
• Chiunque venga promosso a una posizione di leadership possiede tutte le competenze necessarie per avere successo.
• La leadership è più arte che scienza. Non c'è niente da insegnare, solo da imparare.
• I leader non vogliono alcuna formazione né pensano di aver bisogno di aiuto. 
• Le prestazioni in termini di sicurezza sono le migliori possibili. 

Ci deve essere una ragione. Forse la spiegazione è semplice come: "Non ho mai pensato davvero a Come Faccio il mio lavoro e faccio ciò che serve per farlo bene."

Il caso della formazione

Nel comprendere come svolgere il proprio lavoro ed essere in grado di svolgere le attività giuste nel modo giusto, i leader non sono davvero diversi dai loro seguaci. Guidare e gestire bene le prestazioni di sicurezza si riduce alle pratiche. Le pratiche di leadership e gestione della sicurezza sono una questione di "cosa fare" e "come farlo".

C'è un mondo di differenza tra l'esecuzione di una pratica efficace e la speranza che qualcosa possa funzionare. Se sei un leader, assicurati di ricevere l'aiuto di cui hai bisogno. 

Chiudo il caso.

Paul Balmert
Agosto 2024